律师事务所业务档案管理系统

律师事务所业务档案管理系统

1 律师事务所业务档案管理制度 为加强律师事务所业务档案管理，统一律师事务所业务档案管理流程，根据司法部、国家颁布的《律师法》、《档案法》和《律师业务档案备案》的规定，根据档案局《办法》和《律师业务档案管理办法》等有关规定，结合本所工作实际，制定本制度。第一章原则第一条业务档案是律师和律师事务所业务活动的真实记录。它们体现了律师维护国家法律正确实施、维护委托人合法权益的努力。业务档案管理是律师事务所的一项重要工作。第二条 本所对纸质档案实行归档管理。有条件的，建立电子档案并纳入档案管理范围。电子档案管理办法由本所结合纸质档案管理系统另行制定。第三条 律师执业活动产生的文件、资料应当按照事务所具体业务分类归档。第四条 律师业务档案按年度归档，并遵循一案一卷、一卷一号的原则。第五条 两名以上律师共同承办同一法律事务的，一般应当合并归档，但不同律师事务所律师共同承办的法律事务应当分别归档。第六条 律师办理的业务跨度多年的，应当在业务完成当年归档。律师担任常年法律顾问，应该每单元写一卷。第七条 业务档案备案实行代理人负责制。业务档案的建立应当与事务所统一的案件收集结案制度、业务收费标准等制度相结合。第八条 律师业务档案由事务所统一保存。律师因工作变动等原因调离所的，应当在办理手续前移交其办理的业务档案和相关文件、资料。

第二章 归档材料的收集与整理 2 第九条 律师接受委托人委托前，应当先向委托人提交诉讼风险告知书，并由委托人签字盖章作为备案材料。第十条 律师接办业务时，经事务所利益冲突审查后，填写案件受理登记表。经批准后，事务所将与委托人签订书面委托合同，同时向委托人出具授权委托书。第十一条 律师办理业务时应当注意收集、保存相关资料。案件使用的各种证明材料、公文信函、谈话笔录、调查记录等材料，必须用钢笔或者中性笔书写或者打印，字体要求工整、清晰。第十二条 业务完成后，委托人应当如实填写《业务质量监督卡》，并将服务质量反馈意见和处理结果装订归档。第十三条 律师办理完业务后，应当对业务文件、资料进行整理、核对并归档。第十四条 律师向人民法院、仲裁机构或者有关部门提交的材料，应当留存副本或者复印件。第十五条 业务卷宗应当按照案卷封面、卷宗内容、案卷材料、准备表、卷尾的顺序排列。案卷内的档案材料应当按照业务流程的客观过程或者时间顺序排列。一般顺序为： （一）侦查阶段刑事档案 1.律师业务受理审批表； 2、风险提示函； 3、委托协议； 4、授权委托书； 5、收费凭证（企业开具的发票复印件）； 6、为犯罪嫌疑人提供法律咨询笔录； 7、申请取保候审； 8. 投诉和收费； 9、案件处理总结； 10.河南省法律服务质量监督证。

3（二）起诉阶段刑事案卷 1.律师业务受理审批表； 2、风险提示函； 3、委托协议； 4、授权委托书； 5、收费凭证（企业开具的发票复印件）； 6、移送起诉意见； 7、审查或者复制案卷材料的记录、律师调查取证的记录； 8、律师会见犯罪嫌疑人的笔录； 9、诉讼法律文件（包括但不限于所列文件：调查取证申请书、取证申请书、取保候审申请书、撤销申请书、撤销审查申请书、复审申请书等）注：按案件审理顺序和时间排列） 10.由主管律师提交。 11、集体讨论记录； 12、答辩书； 13. 起诉或者决定不起诉； 14、案件处理概要； 15.河南省法律服务质量监督卡。 （三）审判阶段刑事档案 1、律师业务受理审批表； 2、风险提示函； 3、委托协议； 4、授权委托书； 5、收费凭证（企业开具的发票复印件）； 6、起诉书、刑事自诉、刑事附带民事诉状、刑事上诉或者刑事申诉； 7、审查记录或复印档案材料； 8.律师与被告的会面、委员会受托人的笔录；四十九、证据目录（包括但不限于证据名称、证据来源、证据内容、证据对象等）十、辩护律师收集或向法庭出示的相关证据材料（包括但不限于以下材料：物证、书证、证人证言、被害人陈述、犯罪嫌疑人、被告人供述、辩解、勘验笔录、视听资料、鉴定结论等。

注：按案件审理顺序和时间顺序排列） 11、诉讼法律文件（包括但不限于所列文件：调查取证申请书、收集、调取证据申请书、通知证人出庭申请书、取保候审申请、出庭通知、延期审理申请、回避申请、回避复审申请、复查申请、撤诉申请等。注：按顺序排列12、负责人提出的辩护或者代理意见； 13、集体讨论记录； 14. 出庭通知； 15. 庭审笔录； 16、辩护陈述或者陈述词； 17. 裁定和判决； 18、案件处理概要； 19.河南省法律服务质量监督卡。 （四）民事代理卷1.律师业务受理审批表； 2、风险提示函； 3、代理合同（或协议）； 4、授权委托书； 5、收费凭证（企业开具的发票复印件）；六、民事起诉状、民事上诉状、答辩状、反诉状及其他应当附送的文件； 7. 审查笔录； 8、律师与当事人的谈话笔录； 59、证据目录（包括但不限于证据名称、证据来源、证据内容、证明对象等） 10、律师收集或向法院提交的相关证据材料（包括但不限于所列材料） ：物证、书证、证人证言、检验记录、视听资料、鉴定结论等。 注：按案件审理过程和时间顺序排列，或按证据目录顺序排列） 11、诉讼法律文书（包括但不限于所列文件：管辖权异议申请书、回避申请书、回避审查申请书、财产保全申请书、证据保全申请书、先行执行申请书、先行执行保证书、到庭通知书、延期审理、申请回避、申请复查、申请撤诉等

注：按案件审理顺序和时间顺序排列） 12、主管律师意见； 13、集体讨论记录； 14. 出庭通知； 15. 庭审笔录； 16. 陈述声明； 17、判决书、裁定书、调解书； 18、案件处理概要； 19.河南省法律服务质量监督卡。 （五）法律顾问卷 1、聘请法律顾问的合同（协议）； 2、聘用方基本信息介绍材料； 3、收费凭证（企业开具的发票复印件）； 4、办理各类法律事务的记录及相关记录材料（包括但不限于以下法律事项：①接受咨询；②提供法律意见或意见；③参加重大商务谈判；④起草、审查、修改合同和协议；规章制度； ⑤ 办理登记； ⑥ 法律宣传、教育、培训； ⑦ 提供相关法律资料等文件、律师函、记录及相关材料。注：按案件审理顺序和时间顺序排列） 5、协议存续、中止、终止； 6、工作总结； 6 7.河南省法律服务质量监督卡。 （六）其他非诉讼法律事务 1、律师业务受理审批表； 2、风险提示函； 3、代理合同（或协议）； 4、授权委托书； 5、收费凭证（事务所开具的发票复印件）； 6、与当事人的谈话笔录； 7、委托人提供的证明材料； 8、调查材料； 9、律师出具的法律意见书，或者起草的法律文件、具体法律事务记录等； 10、工作总结； 11.河南省法律服务质量监督卡。

第十六条 行政诉讼代理机构、仲裁代理机构档案的顺序参照民事代理机构档案的顺序排列。第十七条 业务终止的，承办律师仍应当按照上述业务种类的排列顺序备案。承办律师应当将委托人请求终止信托的书面材料或者承办律师对终止信托原因的记录纳入档案，并归档。完成所有文书工作后。第三章 卷宗编目与装订 第十八条 填写业务卷宗目录，每页用阿拉伯数字编号并标明页码。如果两边都有字，两边都要编号。页码位于正面的右上脚和背面的左上脚。没有文字的页面不编号。第十九条 承办业务的日期以委托书签署的日期或者人民法院指定的日期为准；结案日期以收到判决书（裁定书、调解书）之日为准；法律顾问业务终止日期以聘请法律顾问合同签订及终止日期为准；其他非诉讼法律事务，以委托事项完成日期为完成日期。第二十条 业务档案装订前必须进一步整理： （一）损坏的资料必须予以修复或复印，并将复印件置于原件之后。 7 (2) 应当附有字迹模糊的材料复印件。 （三）主要外文材料应译成中文并附后。 （4）业务资料卷面为A4纸。比卷面窄或小的材料必须有纸背衬；大于辊面的材料必须按辊面折叠整齐。需要粘贴的信封应打开并平放，邮票不得撕去。 (5) 必须清除卷中的所有金属物体，包括订书钉。

（6）不得在册内材料上进行人为的绘图或标记。第二十一条 档案装订可以采用棉绳或者其他合理、美观的方式装订。第四章 归档 第二十二条 事务所应当配备专职或者兼职档案管理人员，管理业务档案，建立业务档案室、文件柜。第二十三条 本室档案管理人员的职责是： （一）收集、整理、保存、统计本室档案及有关资料，编制《案卷目录》和必要的查阅卡，确保完整。和档案的安全； （二）档案管理人员必须熟悉档案状况，积极开展档案利用，为律师开展业务提供服务； （三）指导、监督、检查律师办理业务档案的归档、归档工作，接受司法行政机关的要求和地方档案行政管理部门的业务指导、监督检查。 （四）档案管理人员严格遵守保密制度，注重保护当事人隐私权和其他非公开信息。不得违反制度提供文件或者扩大使用范围，不得泄露文件内容。第二十四条 业务档案应当在业务完成后1个月内装订。负责人按照司法部、国家档案局制定的《律师业务档案管理办法》的有关规定提出保存期限，并交档案管理人员处理。 。交接手续。第二十五条 档案管理人员接收案卷时，应当按照要求检查案卷质量，并按照要求办理归档手续。案卷封面左上角应加盖“归档”印章。

案卷装订不符合要求的，卷宗管理人员将不予受理并要求重新整理。 8 第二十六条 律师业务档案涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私以及事务所有保密义务的，归档时应当列为保密档案，并确定保密级别予以保管。第二十七条 录音带、录像带等录音、录像资料集中归档的，每盘磁带应当标明当事人名称、内容、档案号、录音者、录音时间等，并应当对每盘磁带进行登记、备案。一一存档。第二十八条 备案卷宗应当按照律师事务所的年审情况、业务类别、保存期限等进行编号。绝密卷宗应当单独编号。第二十九条 同一案件因审判级别变化或者其他原因，可能存在多个案号的案卷，可以合并保存。合并存储的原则是按时间顺序保存较晚的卷，保留较早的卷。第五章 档案查询与借用 第三十条 查询档案，应当填写《查询登记簿》，内容包括查询日期、查询卷号、查询人签名、是否复印等。借阅档案必须填写《借阅登记簿》，内容包括借阅日期、借阅档案号、份数、借阅人签名、审批人签名、归还情况、归还日期等。 第三十一条 借阅、查阅资料时，不得携带任何资料。从卷中提取、涂写、标记或污损。第三十二条 同级或者上级司法行政机关律师管理部门因工作需要借用律师业务档案的，应当出具正式的移交函，并办理借用登记手续。第三十三条 人民法院、人民检察院和国家有关机关因工作需要需要查阅、借阅有关卷宗的，应当出具正式查阅函，并经办公室主任同意后办理查阅手续。

第三十四条 涉及国家秘密、个人隐私的业务档案以及当事人要求保密的档案，一般不得借用或者供外界查阅。第三十五条 阅览、借出的档案必须及时归还。如发现档案被撕毁、文件资料短缺、涂改、增删、污损等情况，应立即报告事务所负责人，并及时处理。第六章 档案保存期限 9 第三十六条 律师业务档案保存期限分为永久、长期、短期三种。所有需要长期查阅和使用的律师业务档案均列为永久保存。凡是需要长期查阅、使用、作为证据保存的律师业务档案均属长期保存，保存期限为20年至60年。需要在正常期限内查阅、使用、作为证据保存的律师业务档案，属于短期保存，保存期限为五至十五年。律师业务档案分为长期保存和短期保存的，具体保存期限由档案人提出，报事务所主任决定。第三十七条 律师业务档案的保存期限从法律事务结束、终止后的次年起计算。第三十八条 具体业务档案的保存期限按照有关规定另行确定。第三十九条 档案名录登记册、档案入库登记册、档案移出登记册、档案销毁登记册、档案销毁批准文件、档案检索卡列为永久保存证件。

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